Fonctionnement

Le siège social et administratif de l’organisation se trouve sur l’avenue Isiro n°94, quartier Nyamianda, à Uvira, Province du Sud-Kivu en RD Congo. Son rayon d’action est toute la Province du Sud-Kivu. Toutefois, il peut s’étendre sur toute l’étendue de la République Démocratique du Congo sur décision de l’Assemblée Générale.La structure organisationnelle de l’AFPDE est constituée de :

  • L’assemblée générale
  • Le Conseil d’Administration
  • La commission de contrôle
  • La coordination

L’Assemblée Générale:

Est l’organe de délibération et de prise de décision sur toutes les questions ayant trait à la démarche générale de l’organisation. Elle réunit annuellement toutes les membres de l’AFPDE représentées par les comités de leurs groupements féminins.
l’AG réunit tous le 3/4 des membres des comités des groupements féminins une fois l’an en session ordinaire et elle réunit en session extraordinaire selon les circonstances. Lorsque le quorum n’est pas atteint, une autre assemblée générale est prévue endéans 30 jours, si non l’AG siegera valablement avec 2/5 des femmes membres présentes et la délibération sera valable pour toutes les femmes membres absente.  Ainsi l’Assemblée Générale:

  • Elit ou démet le conseil d’administration, la commission de contrôle et le bureau de coordination parmi les membres présents;
  • Reçoit les rapports de tous les organes de l’AFPDE à chaque fin d’exercice;
  • Est convoquée par la présente du Conseil d’Administration et en cas de son incapacité par la vice présidente;
  • Délibère à plus de la moitié des membres.

Le Conseil d’Administration

Est l’organe de conception des projets et d’exécution des résolutions de l’Assemblée Générale. Il est voté à 8 membres par l’Assemblée Générale, parmi les membres présentes et a u mandat de 3 ans renouvelables.

    • Il engage, démet et détermine les modalités d’engagement du personnel. La présidente convoque toutes les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale;
    • Lors de ces réunions, la secrétaire acte sur PV, les résolutions prises qu’elle soumette à la coordination pour exécution;
    • Les résolutions sont prises à la majorité des membres de l’AG. Et quand il y a parité des voix, celle de la présidente est prépondérante;
    • Le Conseil d’Administration siège sur toutes les questions d’orientation technique de membres de l’AFPDE asbl une fois par ans.

, il a un mandat de 3 ans et il est composé des personnes ci après :

      • Madame Adélaïde RWABIKA, Présidente
      • Madame USIUZIKE Immaculée, Vice présidente
      • Madame ARIJA BAHATI, Secrétaire
      • NSIMIRE BAYOYA, Trésorière
      • SIPORA MWABOROTO, Conseillère
      • MWAVITA SIKITU, Conseillère

La Coordination

Est l’organe technique et permanent d’exécution des activités de l’organisation. Il est composé de la coordination et du personnel d’appui. La Coordination est élue par le Conseil d’Administration et les autres membres sont engagés selon leurs compétences.
Les activités de la Coordination

En tant que chef de l’exécutif de l’AFPDE, elle chargé de (d’) :

      • Assurer la gestion quotidienne de l’organisation;
      • Engager l’organisation auprès des partenaires et des tiers;
      • Approuver les dépenses et autoriser les décaissements des fonds
      • Entretenir les relations publiques. Elle est la représentante légale de l’organisation
      • Coordonner l’exécution des recommandations et décision techniques et stratégiques susceptibles de contribuer à la bonne marche de l’Organisation;
      • Apprécier les rapports du chargé(e) des programmes et de chargé(e) de l’Administration et responsable des Finances avant de les transmettre à qui de droit;
      • Présenter le rapport annuel des activités de l’AFPDE au Conseil d’Administration et à l’Assemblé Générale
      • Collaborer avec le chargé des programmes, le chargé de l’Administration et des Finances pour la bonne marche de l’organisation
      • Veiller sur le respect de calendriers et les clauses des contrats avec les bailleurs
      • Suivre efficacement la mise en œuvre des projets et se rassurer si cela est fait conformément aux clauses de contrats de financement conclus avec les bailleurs de fonds;
      • Diriger les évaluations des projets mise en œuvre et des performances des agents pour enfin prendre des mesures correctives pour la bonne marche de l’organisation;
      • Justifier les dépenses engagées conformément à sa demande des fonds;
      • Remplir la fiche de présence de l’arrivée et de sortie .

La commission de contrôle

Est composé de 3 membres choisis parmi les membres du conseil d’administration lors de l’assemblée générale élective. Il se réunit une fois par trimestre et il est chargé du contrôle administratif et financier de l’AFPDE.

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